Integritetspolicy

1. Introduktion

Denna integritetspolicy beskriver hur Arcim Technology AB ("vi", "oss", "Leverantören") behandlar personuppgifter i samband med tillhandahållandet av bokföringstjänsten accounted ("Tjänsten") samt vid besök på vår webbplats accounted.se.

Vi behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR), lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning samt övrig tillämplig dataskyddslagstiftning.

2. Personuppgiftsansvarig

Arcim Technology AB
Org.nr: 559538-6219
E-post, även för dataskyddsfrågor: support@accounted.se

3. Två roller vid behandling

Vi behandlar personuppgifter i två olika roller:

Som personuppgiftsansvarig behandlar vi uppgifter om dig som kontohavare, webbplatsbesökare och kontaktperson. Det är denna behandling som beskrivs i denna integritetspolicy.

Som personuppgiftsbiträde behandlar vi uppgifter som du som kund registrerar i Tjänsten (dina kunders, leverantörers och anställdas uppgifter). Denna behandling regleras av Personuppgiftsbiträdesavtalet (Bilaga 1 till Användarvillkoren). Du som kund är personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter.

4. Behandling som personuppgiftsansvarig

4.1 Kontohantering

4.2 Fakturering och betalning

4.3 Kommunikation och support

4.4 Webbplats och teknisk drift

Statistik- och attributionskakor sätts först efter att du godkänt dem i kakbannern. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt val via länken "Kakinställningar" i sidfoten — spårningskakor raderas då. Vi använder inga tredjepartskakor för marknadsföring, och inga analysverktyg som överför personuppgifter till tredje land utan ditt samtycke.

4.5 Säkerhet och missbruksskydd

4.6 Kopplade e-postbrevlådor (Gmail)

Du kan själv välja att koppla en Gmail-brevlåda till Tjänsten under Inställningar, Kopplingar och Gmail. Kopplingen görs via Googles medgivandeskärm och ger Tjänsten enbart läsbehörighet (behörigheten gmail.readonly). Tjänsten kan aldrig skicka, ändra, märka eller radera e-post. Ingen brevlåda kopplas utan att dess ägare själv godkänt det.

Kopplingen används för en enda funktion, Kvittojakten: när du ber Tjänsten leta efter underlag söker den i brevlådan efter kvitton och fakturor som hör till köp som redan finns i din bokföring men saknar underlag. Sökningen utgår från belopp, datum och motpart för varje sådant köp. Rubrik, avsändare och text i de meddelanden som matchar sökningen läses i stunden, enbart för att avgöra om meddelandet innehåller kvittot till det köpet. Från meddelanden som inte är kvittot sparas ingenting. Endast den bilaga (eller det meddelande) som identifierats som kvitto hämtas och läggs i din dokumentinkorg, där du själv granskar och godkänner den innan den blir en del av bokföringen. Med ett hämtat underlag sparas också uppgifter om varifrån det kom: brevlådans adress, meddelandets avsändare, ämnesrad, datum och Gmails meddelande-id. De visar dig ursprunget när du granskar underlaget och gör att samma kvitto inte hämtas två gånger. För att avgöra om ett meddelande är ett kvitto och läsa ut beloppet används en AI-modell som körs inom EU (se avsnitt 5 och 10). Innehåll från Gmail används aldrig för annonsering, aldrig för att träna AI-modeller och säljs eller lämnas aldrig vidare till tredje part. Ingen människa hos oss läser innehållet, utom med ditt uttryckliga medgivande i ett supportärende eller när det krävs för säkerhet eller enligt lag.

Du kan när som helst koppla från brevlådan under Inställningar, Kopplingar och Gmail, vilket också återkallar Tjänstens åtkomst hos Google, eller återkalla åtkomsten direkt hos Google på myaccount.google.com/permissions. Kvitton som redan hämtats ligger kvar i dokumentinkorgen, och de du godkänt som underlag ingår i bokföringen.

Accounted's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. (Accounteds användning och överföring av information från Googles API:er följer Googles användardatapolicy för API-tjänster, inklusive kraven på begränsad användning.)

5. Mottagare av personuppgifter

Vi delar personuppgifter med följande kategorier av mottagare, i egenskap av personuppgiftsansvarig:

En fullständig förteckning över underbiträden som behandlar data å Kundens vägnar (biträdesrollen) finns i Personuppgiftsbiträdesavtalet.

6. Överföring till tredje land

Vissa av våra tjänsteleverantörer finns i USA. Överföring sker med stöd av:

• EU-U.S. Data Privacy Framework (för certifierade organisationer), och/eller
• EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) enligt artikel 46.2 c GDPR.

Du kan begära information om vilka skyddsåtgärder som tillämpas genom att kontakta oss på support@accounted.se.

7. Dina rättigheter

Du har följande rättigheter avseende de personuppgifter vi behandlar om dig som personuppgiftsansvarig:

Tillgång (artikel 15): Du kan begära ett registerutdrag som visar vilka uppgifter vi behandlar om dig.

Rättelse (artikel 16): Du kan begära att felaktiga uppgifter rättas. Du kan även uppdatera dina kontouppgifter direkt i Tjänsten.

Radering (artikel 17): Du kan begära att dina uppgifter raderas. Radering kan begränsas av bokföringslagens krav på sjuårig arkivering. Uppgifter som omfattas av arkiveringskravet lagras i skrivskyddat läge till dess att arkiveringsperioden löpt ut.

Begränsning (artikel 18): Du kan begära att behandlingen begränsas, t.ex. under tid då vi utreder en rättelsebegäran.

Dataportabilitet (artikel 20): Du kan begära att få ut dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format. Tjänsten tillhandahåller export i SIE4-format och JSON.

Invändning (artikel 21): Du kan invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Vi upphör med behandlingen om vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl.

Återkallande av samtycke: Om behandling grundas på samtycke kan du när som helst återkalla det utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett före återkallandet.

Hur du utövar dina rättigheter

Kontakta oss via support@accounted.se. Vi besvarar din begäran inom trettio (30) dagar. Om begäran är komplex kan svarstiden förlängas med ytterligare sextio (60) dagar, varvid vi informerar dig om förseningen.

8. Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med GDPR har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten:

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Box 8114, 104 20 Stockholm
E-post: imy@imy.se
Webbplats: www.imy.se

9. Personnummer

Vi behandlar organisationsnummer för juridiska personer. I de fall en enskild näringsidkare registrerar sitt personnummer (som utgör organisationsnummer för enskild firma) sker behandlingen med stöd av 3 kap. 10 § Dataskyddslagen. Behandlingen är klart motiverad med hänsyn till ändamålet (identifiering av bokföringsskyldig, momsregistrering, fakturering).

10. Automatiserat beslutsfattande

Tjänsten innehåller AI-baserade funktioner för automatisk kategorisering av transaktioner och OCR-bearbetning av dokument. Dessa funktioner utgör stöd och förslag. Inga beslut med rättslig verkan eller betydande påverkan fattas automatiskt utan mänsklig granskning. Kunden bekräftar alltid föreslagna bokföringsposter innan de bokförs.

11. Barns personuppgifter

Tjänsten riktar sig inte till personer under 18 år. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter om barn.

12. Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy. Väsentliga ändringar meddelas via e-post minst trettio (30) dagar före ikraftträdande. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på accounted.se/privacy.